Jasong & Co

RÀ SOÁT ĐIỀU KHOẢN THANH TOÁN ĐỊNH KỲ: ĐỪNG ĐỂ CÔNG NỢ THÀNH RỦI RO KÉO DÀI

Trong hợp đồng, điều khoản thanh toán thường được xem là nội dung “quen thuộc”. Nhưng khi không rà soát định kỳ, doanh nghiệp rất dễ gặp rủi ro trong quá trình thu hồi công nợ.

Một số vấn đề thường phát sinh:

✅ Thời hạn thanh toán ghi chưa rõ
✅ Điều kiện nghiệm thu, xuất hóa đơn, đối soát còn mơ hồ
✅ Không quy định cách xử lý khi chậm thanh toán
✅ Hồ sơ thanh toán thiếu biên bản, chứng từ, xác nhận công nợ
✅ Nhân sự kinh doanh tự thỏa thuận ngoài hợp đồng
✅ Công nợ kéo dài nhưng chưa có quy trình nhắc và xử lý phù hợp

Để kiểm soát tốt hơn, doanh nghiệp nên làm rõ:

Mốc thanh toán của từng đợt
Hồ sơ cần có trước khi thanh toán
Thời hạn đối soát và phản hồi
Cơ chế xử lý khi chậm trả
Người có thẩm quyền phê duyệt thay đổi
Quy trình nhắc nợ và lưu bằng chứng

👉 Doanh nghiệp nên rà soát hệ thống điều khoản thanh toán định kỳ, đặc biệt khi thay đổi chính sách bán hàng, khách hàng, phương thức giao dịch hoặc quy trình nội bộ.

Điều khoản thanh toán càng rõ, doanh nghiệp càng dễ kiểm soát dòng tiền và hạn chế tranh chấp.

4 DẤU HIỆU NÊN CHUYỂN TỪ THƯƠNG LƯỢNG SANG TRANH TỤNG

Góc ra quyết định pháp lý đúng lúc

Không phải tranh chấp nào cũng nên đưa ra tòa ngay. Nhưng cũng không phải trường hợp nào kéo dài thương lượng cũng có lợi cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang phương án tranh tụng khi xuất hiện các dấu hiệu sau:

🚩 Đối tác liên tục né tránh, thiếu thiện chí
Không phản hồi, hứa nhiều lần nhưng không thực hiện, hoặc chỉ kéo dài thời gian.

🚩 Có dấu hiệu tẩu tán hoặc che giấu tài sản
Tài sản, dòng tiền, hoạt động kinh doanh có biến động bất thường, làm tăng nguy cơ khó thu hồi quyền lợi.

🚩 Thương lượng kéo dài nhưng không có tiến triển thực chất
Các buổi làm việc không tạo ra cam kết rõ ràng, không có lịch thanh toán hoặc phương án xử lý cụ thể.

🚩 Hồ sơ, chứng cứ đã đủ để bảo vệ yêu cầu
Hợp đồng, phụ lục, biên bản, chứng từ, email, tin nhắn, xác nhận công nợ đã được tập hợp tương đối đầy đủ.

👉 Điều quan trọng không phải là kiện sớm hay muộn, mà là lựa chọn đúng thời điểm để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.

Thương lượng cần thiện chí từ hai phía. Khi thiện chí không còn, doanh nghiệp nên chuẩn bị phương án pháp lý phù hợp.

KHI NÀO DOANH NGHIỆP CẦN SỬA ĐỔI HỢP ĐỒNG?

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, thực tế có thể thay đổi so với thời điểm ký kết ban đầu.

Doanh nghiệp nên sửa đổi hợp đồng khi hai bên thống nhất thay đổi các nội dung như:

✅ Giá trị hợp đồng hoặc phương thức thanh toán
✅ Phạm vi công việc, số lượng hàng hóa, dịch vụ
✅ Tiến độ thực hiện, thời hạn giao hàng hoặc nghiệm thu
✅ Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên
✅ Điều kiện bảo hành, bảo trì
✅ Thông tin pháp nhân, đầu mối hoặc tài khoản thanh toán
✅ Thời hạn hợp đồng hoặc cơ chế chấm dứt

Một lỗi thường gặp là các bên chỉ xác nhận thay đổi qua trao đổi miệng, tin nhắn hoặc email rời rạc. Khi có tranh chấp, việc xác định nội dung nào đang được áp dụng sẽ trở nên khó khăn hơn.

👉 Việc sửa đổi hợp đồng nên được lập thành văn bản, ghi rõ điều khoản được thay đổi, thời điểm áp dụng và các nội dung còn lại vẫn giữ nguyên hiệu lực.

Thay đổi rõ ràng từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tranh cãi trong quá trình thực hiện.

CƠ CHẾ XỬ LÝ VI PHẠM TIẾN ĐỘ: ĐỪNG CHỈ GHI “BÊN VI PHẠM CHỊU TRÁCH NHIỆM”

Trong nhiều hợp đồng, tiến độ giao hàng, bàn giao hoặc hoàn thành công việc đã được ghi rõ. Nhưng khi một bên chậm thực hiện, hợp đồng lại không quy định cụ thể cách xử lý.

Đây là lý do doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng: biết đối tác vi phạm nhưng khó áp dụng biện pháp phù hợp.

Một cơ chế xử lý vi phạm tiến độ nên làm rõ:

✅ Mốc tiến độ của từng giai đoạn
✅ Cách xác định số ngày chậm thực hiện
✅ Nghĩa vụ thông báo khi có nguy cơ trễ hạn
✅ Trường hợp được gia hạn và điều kiện gia hạn
✅ Mức phạt vi phạm, bồi thường hoặc lãi chậm trả nếu có
✅ Quyền tạm ngừng, yêu cầu khắc phục hoặc chấm dứt hợp đồng
✅ Cách xử lý khi chậm tiến độ do lỗi của nhiều bên

Checklist tự kiểm tra nhanh:

Tiến độ đã được ghi bằng mốc thời gian cụ thể chưa?
Có phân biệt rõ chậm do lỗi đối tác, lỗi doanh nghiệp hay sự kiện khách quan không?
Hợp đồng có quy định thời hạn khắc phục vi phạm không?
Biện pháp xử lý có phù hợp với mức độ vi phạm không?
Doanh nghiệp đã lưu đủ email, biên bản và tài liệu chứng minh tiến độ chưa?

👉 Doanh nghiệp nên rà soát và chuẩn hóa điều khoản tiến độ định kỳ, đặc biệt với các hợp đồng có nhiều giai đoạn bàn giao hoặc phụ thuộc vào nhiều bộ phận.

Quy định càng rõ từ đầu, doanh nghiệp càng dễ kiểm soát khi tiến độ không diễn ra như dự kiến.

PHỤ LỤC HỢP ĐỒNG CÓ THAY THẾ HỢP ĐỒNG CHÍNH KHÔNG?

Góc chặt chẽ pháp lý

Phụ lục hợp đồng thường được dùng để làm rõ, bổ sung hoặc điều chỉnh một số nội dung trong hợp đồng chính.

Tuy nhiên, phụ lục không nên viết chung chung hoặc mâu thuẫn với hợp đồng ban đầu mà không ghi rõ phạm vi sửa đổi.

Khi soạn phụ lục, doanh nghiệp cần kiểm tra:

✅ Phụ lục đang bổ sung hay sửa đổi nội dung nào
✅ Điều khoản nào của hợp đồng chính bị thay thế
✅ Phần nào của hợp đồng chính vẫn giữ nguyên hiệu lực
✅ Thời điểm áp dụng nội dung sửa đổi
✅ Người ký phụ lục có đúng thẩm quyền hay không
✅ Phụ lục có được lưu kèm với hợp đồng chính đầy đủ không

Cách ghi an toàn là xác định cụ thể điều khoản được sửa và nêu rõ: các nội dung khác không được đề cập trong phụ lục vẫn tiếp tục thực hiện theo hợp đồng chính.

👉 Phụ lục không chỉ là giấy tờ bổ sung. Đây là một phần của bộ hồ sơ hợp đồng và cần được soạn đủ rõ để tránh cách hiểu khác nhau khi thực hiện.

VÌ SAO DOANH NGHIỆP CẦN HIỂU RÕ NỘI DUNG HỢP ĐỒNG TRƯỚC KHI KÝ?

Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào giá, thời hạn và chữ ký mà bỏ qua các điều khoản chi tiết bên trong hợp đồng.

Trong khi đó, chỉ một nội dung không được đọc kỹ cũng có thể khiến doanh nghiệp phải chịu thêm nghĩa vụ ngoài dự kiến.

Một số rủi ro thường gặp:

✅ Phải chịu mức phạt hoặc bồi thường cao
✅ Bị kéo dài thời hạn thanh toán
✅ Phát sinh thêm trách nhiệm bảo hành, bảo trì
✅ Khó chấm dứt hợp đồng khi cần
✅ Bị ràng buộc về dữ liệu, bảo mật hoặc quyền sử dụng tài sản
✅ Không rõ trách nhiệm của từng bên khi xảy ra sự cố

Hợp đồng không chỉ là thủ tục để ký, mà là căn cứ xác định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của doanh nghiệp trong suốt quá trình hợp tác.

👉 Trước khi ký, doanh nghiệp nên đọc kỹ toàn bộ hợp đồng, đặc biệt là các điều khoản về thanh toán, trách nhiệm, phạt vi phạm, bồi thường, bảo mật và chấm dứt.

Đọc kỹ trước khi ký luôn dễ hơn xử lý rủi ro sau khi tranh chấp phát sinh.

SOẠN THẢO THÔNG BÁO CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG: ĐỪNG CHỈ GỬI MỘT DÒNG “NGỪNG HỢP TÁC”

Khi muốn chấm dứt hợp đồng, nhiều doanh nghiệp chỉ gửi email hoặc tin nhắn thông báo ngắn gọn.

Nhưng nếu thông báo không đúng căn cứ, sai thời hạn hoặc thiếu nội dung cần thiết, doanh nghiệp có thể bị xem là đơn phương chấm dứt hợp đồng không đúng quy định và phải chịu trách nhiệm phát sinh.

Một thông báo chấm dứt hợp đồng nên làm rõ:

✅ Căn cứ chấm dứt: theo điều khoản nào của hợp đồng hoặc theo thỏa thuận giữa các bên
✅ Lý do chấm dứt: hết thời hạn, vi phạm nghĩa vụ, không đạt kết quả hoặc lý do khác
✅ Thời điểm chấm dứt chính thức
✅ Thời hạn báo trước nếu có
✅ Nghĩa vụ còn lại: thanh toán, bàn giao, đối soát công nợ, hoàn trả tài sản
✅ Cách xử lý dữ liệu, tài liệu và thông tin bảo mật
✅ Đầu mối phối hợp để hoàn tất thủ tục

Checklist tự kiểm tra nhanh:

Doanh nghiệp có đủ căn cứ để chấm dứt hợp đồng không?
Hợp đồng có yêu cầu báo trước bao nhiêu ngày không?
Thông báo đã gửi đúng người, đúng địa chỉ và đúng phương thức chưa?
Công nợ, tài sản, hồ sơ và dữ liệu sau chấm dứt sẽ xử lý thế nào?
Doanh nghiệp đã lưu bằng chứng gửi và nhận thông báo chưa?

👉 Doanh nghiệp nên chuẩn hóa mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng và rà soát định kỳ theo từng nhóm giao dịch.

Chấm dứt hợp đồng đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tranh chấp và bảo vệ quyền lợi tốt hơn.

GỬI VIỆC CHO LEGAL THẾ NÀO ĐỂ KHÔNG BỊ HỎI LẠI NHIỀU LẦN?

Khi gửi hợp đồng, hồ sơ nhân sự, công văn hoặc tình huống phát sinh cho bộ phận legal/luật sư, nhiều việc bị chậm không phải vì legal xử lý lâu, mà vì thông tin ban đầu chưa đủ.

Thay vì gửi: “Chị xem giúp em hợp đồng này với”, hãy gửi rõ hơn theo cấu trúc sau:

✅ Việc này là việc gì?
Rà soát hợp đồng, soạn công văn, xử lý nghỉ việc, thu hồi công nợ, phản hồi khách hàng hay kiểm tra điều khoản?

✅ Bối cảnh đang ở bước nào?
Đang đàm phán, sắp ký, đã ký, đang thực hiện, đã phát sinh tranh chấp hay đối tác đang giục phản hồi?

✅ Tài liệu đã có gồm những gì?
File hợp đồng, phụ lục, báo giá, email, biên bản, chứng từ, tin nhắn, chính sách nội bộ.

✅ Mong muốn của bộ phận là gì?
Muốn ký được, muốn từ chối, muốn sửa điều khoản, muốn giữ quan hệ hay muốn có phương án cứng rắn hơn?

✅ Deadline và người phụ trách là ai?
Cần phản hồi lúc nào, gửi cho ai, ai là người quyết định cuối cùng?

👉 Gửi việc cho legal càng rõ, thời gian xử lý càng nhanh và kết quả càng sát với nhu cầu thực tế.

Một đầu việc pháp lý rõ bối cảnh sẽ giúp doanh nghiệp giảm sai sót, tránh hiểu nhầm và xử lý chuyên nghiệp hơn.

HỢP ĐỒNG ĐÃ KÝ VẪN CÓ THỂ BỊ VÔ HIỆU NẾU SAI ĐIỀU KIỆN

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng chỉ cần hai bên đã ký tên, đóng dấu là hợp đồng chắc chắn có giá trị.

Nhưng trên thực tế, hợp đồng vẫn có thể bị vô hiệu nếu việc giao kết không đáp ứng điều kiện pháp luật yêu cầu.

Một số điểm doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi ký:

✅ Người ký có đúng thẩm quyền đại diện không?
✅ Các bên có tự nguyện khi giao kết hợp đồng không?
✅ Nội dung hợp đồng có vi phạm điều cấm của luật không?
✅ Hàng hóa, dịch vụ trong hợp đồng có được phép kinh doanh không?
✅ Hình thức hợp đồng có cần công chứng, chứng thực hoặc đăng ký không?
✅ Hợp đồng có đang che giấu một giao dịch khác không?

Nếu hợp đồng bị vô hiệu, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về thanh toán, giao hàng, bồi thường, xử lý công nợ hoặc quyền yêu cầu đối tác thực hiện nghĩa vụ.

👉 Doanh nghiệp nên lưu ý các điều kiện của hợp đồng ngay từ giai đoạn soạn thảo và đàm phán, đặc biệt với giao dịch có giá trị lớn hoặc đối tác mới.

Ký đúng chưa đủ. Hợp đồng còn cần đúng thẩm quyền, đúng nội dung và đúng hình thức.

SOẠN MỚI HAY CHỈ RÀ SOÁT HỢP ĐỒNG CŨ?

Không phải hợp đồng nào cũng nên xử lý theo kiểu “có mẫu nào dùng mẫu đó”.

Với những giao dịch lặp lại thường xuyên, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, công nợ, trách nhiệm pháp lý hoặc dữ liệu khách hàng, doanh nghiệp nên cân nhắc xây dựng mẫu hợp đồng riêng.

Nên soạn mẫu riêng khi:

✅ Doanh nghiệp thường xuyên ký cùng một loại giao dịch
✅ Cần thống nhất điều khoản thanh toán, nghiệm thu, bảo hành, công nợ
✅ Muốn kiểm soát rủi ro từ đầu thay vì bị động theo mẫu đối tác
✅ Có nhiều nhân sự/bộ phận cùng tham gia ký kết
✅ Cần chuẩn hóa quy trình pháp lý để mở rộng quy mô

Trong khi đó, nếu giao dịch chỉ phát sinh một lần, đối tác đã có mẫu sẵn hoặc doanh nghiệp không ở vị thế chủ động đàm phán, việc rà soát và chỉnh sửa mẫu đối tác có thể phù hợp hơn.

👉 Về dài hạn, doanh nghiệp nên có bộ mẫu hợp đồng riêng cho các giao dịch cốt lõi, đồng thời vẫn có quy trình rà soát mẫu từ đối tác để kiểm soát rủi ro linh hoạt.

Hợp đồng không chỉ là giấy tờ ký kết, mà là công cụ quản trị rủi ro trong vận hành.